Qué es un webinar, cómo funciona, beneficios y cómo hacerlo

Qué es un webinar, cómo funciona, beneficios y cómo hacerlo

Si de veras es cierto que los videos son el futuro en internet, de acuerdo con lo que indican las encuestas, es necesario que sepas qué es un webinar.

Es una poderosa herramienta de marketing digital capaz de generar leads y de actuar en el proceso de nutrición hasta su concretización como clientes.

Como podrás ver, el uso de la plataforma webinar se aplica a todas las fases del embudo de ventas.

Y si es así, ¿cómo dejar de utilizarla en tus acciones?

Es por esa y otras razones que debes seguir este artículo.

A partir de ahora, voy a abordar todo lo relacionado al webinar: cómo funciona, cómo hacerlo, su significado, su participación en los resultados de marketing y mucho más.

¿Estás listo para esa inmersión en conocimiento?

Entonces, quédate conmigo y descubre qué es un webinar y cómo aprovechar mejor esta fabulosa herramienta.

¿Qué es un webinar?

¿Qué es un webinar?

Webinar es una especie de videoconferencia con fines comerciales o educacionales, en la cual una empresa utiliza una plataforma online para transmitir una comunicación en vía única.

El término abrevia la expresión en inglés, web based seminar, que significa seminario realizado por internet.

La mejor forma de entender la herramienta y su potencial dentro de la estrategia de marketing es haciendo una comparación con el mundo offline.

Imagina que quieres lanzar un nuevo producto y te gustaría hacer una presentación al público.

O, a lo mejor, planeas impartir una conferencia dirigida a tu audiencia para reforzar tu autoridad en determinado assunto.

En vez de tener el trabajo de llenar un auditorio y encargarte de todos los detalles que un evento de esa magnitud exige, tú haces del internet, tu lugar de realización.

Además de la eficiencia que esa decisión le agrega a tu objetivo, el alcance de la acción es ilimitado.

Es muy diferente realizar la misma conferencia, seminario o exposición presencialmente, pues en ese caso, tu público queda restricto a la capacidad del espacio utilizado.

Así mismo, lo que va a determinar si el webinar va a servir como una acción de marketing de contenido o como marketing de ventas, será el asunto abordado en el evento por video.

Para el primer propósito, el enfoque va a ser siempre el de la oferta de contenido relevante, con informaciones útiles que ayuden a posicionar la marca o la empresa como una referencia y autoridad.

Para el segundo, la acción es claramente comercial, ya que es utilizada en la promoción y divulgación de una empresa o de una solución que esta ofrece.

Cada finalidad demanda una estrategia diferente y hablaremos más sobre ello a lo largo del artículo.

¿Cómo funciona un webinar?

¿Cómo funciona?

Ahora ya entendiste al menos el concepto básico de un webinar. Pero ¿cómo funciona en la práctica?

Un webinar puede ser realizado al vivo o con un video grabado y transmitido en horario pre establecido.

La primera opción es muy interesante pues ofrece un gran potencial de interacción.

De la misma manera que sucede en una conferencia presentada en un centro de eventos cualquiera, es importante que al final de la exposición online, abras un espacio para responder las preguntas de los asistentes.

Aparte de ese detalle de transmisión, que puede variar de acuerdo a la situación y al objetivo de la acción, entender su funcionamiento es bastante sencillo.

Para hacer un webinar es necesario utilizar una herramienta online propia para ese fin (entérate mejor sobre las plataformas en el tópico Cómo hacer un webinar).

Una vez cumplida la etapa de divulgación del evento, el webinar sale al aire a la hora programada y en el canal escogido.

Es interesante observar que para acceder al webinar, se hace necesario informar el email de contacto.

De ese modo, la acción funciona como un medio para generar leads, así como la función que cumple un e-book, por ejemplo.

La característica principal de un webinar, como ya lo explique, es la de comunicación en una única vía.

Eso quiere decir que siempre habrá un presentador/conferencista/expositor y sólo él habla, mientras los demás presencian y escuchan.

Dependiendo del formato de la acción y de la plataforma utilizada, hay posibilidad del envío de preguntas y también de interacción entre el público, por medio del propio chat.

Después del cierre del webinar, es conveniente facilitar el video en una plataforma como Youtube.

Eso permite que los que no pudieron verlo a la hora programada, tengan acceso al contenido.

Beneficios de un webinar

Beneficios de un webinar

Antes que hablemos con lujo de detalles acerca de las principales ventajas de un webinar, vamos a mostrar algunos números que refuerzan la necesidad que pruebes esa estrategia.

El año pasado, el Content Marketing Institute identificó, por medio de encuestas, que dos tercios de los comerciantes B2B (en las empresas) usaban webinars como estrategia, y que entre ellos, el 66% la consideró una herramienta muy efectiva.

Ahora bien, según los datos obtenidos en la encuesta de Cisco, de aquí al 2020, más del 80% de todo el tráfico de internet va a ser por medio de videos.

Eso corrobora que, aquello que hoy tal vez sea utilizado para diferenciarte de la competencia, dentro de poco va a ser condición obligatoria para sobrevivir en el medio digital.

Entonces, ¿qué te parece empezar a usar luego esa poderosa herramienta a tu favor?

Fíjate en los principales beneficios que le proporciona a tu estrategia de marketing.

Atención

No es casualidad que la preferencia por el contenido en video esté creciendo.  

Eso ocurre porque a buena parte de los usuarios online le gusta consumir información

de ese modo y no a través de un artículo de blog, por ejemplo.

Lo que no significa que debas abandonar la estrategia de textos, pero al sumar los webinars, podrás garantizar que el público alcance un nivel más alto de atención.

Envolvimiento

Envolvimiento

Por más que tu foto esté en un artículo de blog, el hecho de permitir que el usuario te vea en un video en vivo establece una conexión más fuerte y estimula el envolvimiento.

Por ejemplo, es muy diferente insertar una pregunta en los comentarios de una publicación que verla respondida casi a la misma hora durante un webinar.

Esa relación de proximidad es muy buena para efectuar conversiones.

Autoridad

Tienes pocas oportunidades como esa para fortalecer tu autoridad en el asunto que dominas.

El poder de la comunicación por video está en su alta capacidad de persuasión.

Basta demostrar real dominio sobre lo que el tema del que estás hablando para que el público lo perciba de esa misma manera.

Tráfico

Un webinar provoca una verdadera reacción positiva en cadena.

Primero, están las leads que alimentan tu lista de emails.

Después, surgen las interacciones con tu site, blog y redes sociales.

Como resultado, hay un aumento del público con potencial interés en las soluciones que ofreces.

Ventas

Sin lugar a dudas, es mucho más difícil convencer a un cliente sobre una necesidad de compra, cuando le escribes que cuando le hablas.

Sólo por ese motivo ya te queda claro el beneficio del webinar.

Pero no podemos dejar de citar que, como está dirigido a personas diferentes con relación a tu embudo de ventas, es un chance que tienes de acercar tus leads a la próxima etapa.  

Inclusive, un webinar funciona muy bien para aclarar puntos sobre la solución que ofreces y eliminar cualquier tipo de objeción con relación a ella.

¿Cómo hacer un webinar?

¿Cómo hacer un webinar?

Hacer un webinar no es difícil, pero el éxito de esa acción depende de la planificación. Lo ideal es que te dediques a los detalles de la estrategia con un mes de anticipación.

También se recomienda crear una secuencia de etapas para antes, durante y después del evento online.

Si ya sabes qué es un webinar y entendiste su importancia, pero todavía te sientes algo perdido, no te preocupes.

Chequea entonces los pasos que debes seguir para crear un webinar de éxito:

1. Escoge la plataforma

Esta es una etapa muy importante y puede exigir tiempo, pero no la saltes.

Actualmente existen diversas plataformas utilizadas para la realización de webinars, algunas gratuitas y otras pagadas.

Para tomar una decisión, ten en cuenta tu necesidad y de qué manera la herramienta que pretendes usar cumpliría tus objetivos.

Algunas de ellas son:

  • Google Hangouts

  • Facebook

  • YouTube

  • WebinarJam

  • Twitch

  • WeBex

  • GoToWebinar

  • GoToMeeting.

2. Define el tema

Esta parece ser la etapa más fácil, pero te lo creas.

Los resultados de tu acción en video dependen necesariamente del tema que vas a presentar.

Es fundamental que la temática que definiste atienda tus objetivos y a la vez los del público, es decir, no pueden ser diferentes. Pues si lo son, el webinário no servirá de nada.

Este ejercicio es semejante al que haces cuando decides la materia para tu blog, en el caso que tengas uno.

Tu haces una búsqueda por palabras-clave para identificar los asuntos de mayor interés, ¿verdad?

Claro que no será necesario usar los términos más buscados en Google durante tu presentación, pero conocerlos ayuda a determinar aquello que el público desea saber.

3. Escoge la fecha

Este es otro detalle que de vez en cuando es menospreciado, como si no fuese relevante.

No caigas en ese error, pues programar tu webinar un día antes de un feriado o un viernes, por ejemplo, casi siempre resulta desfavorable.

Una vez más, debes considerar los intereses de tu público para garantizar que esté online al momento de la transmisión.

Cuanto menos tu evento compita con otros que puedan afectar la participación de tu audiencia, directa o indirectamente, mejor.

4. Crea la Página de Aterrizaje

Una vez decididos el tema, la fecha y el horario de tu webinar, debes cuidar muy bien la pieza que va a garantizar la presencia del usuario entre los inscritos en el evento.

Una página de aterrizaje (landing page) es una página de conversión. Con una propuesta visualmente limpia y sin distracciones, funciona como una invitación al webinar.

Esta debe incluir un breve formulario para que el usuario registre su nombre y su e-mail.

Otras informaciones pueden ser útiles, pero lo esencial es asegurar las dos anteriores, pues es eso lo que verdaderamente caracteriza a una nueva lead.

La página de aterrizaje de tu webinar debe tener un título llamativo, recursos visuales cuidadosamente aprovechados, clareza en la oferta y las ventajas que el evento ofrece.  Además, una Llamada a la Acción CTA (Call to Action).

5. Divulgación

Cuando tengas lista la divulgación para tu webinar, el próximo paso es ofrecerla al público de tu interés.

Esto puede hacerse de diferentes formas.  Vamos a resumir las tres principales: e-mail marketing, redes sociales y una CTA en tu sitio o blog.

E-mail marketing

Es una táctica muy útil, si tienes una base de e-mails registrados.

Lleva en consideración todos los actores de tu embudo de ventas, como el público-objetivo, leads, leads calificados y clientes.

Mientras más cercana sea tu relación en con el remitente, más alto el chance que la acción tenga el éxito que esperas.

Recuerda presentar un texto corto, pero no artificial. También debe ser atractivo para que el usuario haga clic en el enlace que lo conduzca a la página de aterrizaje.

Conocer los detalles de tu público es la clave para acertar el tipo de lenguaje y la propuesta de lo que le ofreces.

Redes sociales

¿Tu público usa mucho el Facebook? ¿Instagram? ¿O a lo mejor es un heavy user de Twitter?

Sea cual sea el canal donde interactúas con mayor frecuencia y en el que tienes más seguidores, es importante sacarle tajada a todas las redes sociales donde tus clientes están presentes y activos.

Un post breve, una imagen atractiva y una invitación para la inscripción en el webinar son aspectos fundamentales de la estrategia en las redes.

Y claro, no te olvides de añadir el enlace que conduce a la página de aterrizaje

Colocar Call to Action en el sitio y el  blog

Como dije antes, la CTA es una Llamada a la Acción del usuario. Está en medio de un post en el blog o en tu propio sitio.  Puede presentarse en forma de banner, en un botón y por medio de un link dentro del propio texto.

Todas las estrategias pueden ser válidas siempre que evalúes los resultados.

Lo importante es no perder la oportunidad de invitar al público que visita tus páginas a que participe.

Independiente de la CTA que uses, esta debe conducir al usuario a tu página de aterrizaje.

6. Haz un guión

Después de cuidar el proceso de divulgación y mantener ese esfuerzo hasta la fecha de realización del webinar, es interesante elaborar un guión con las demás acciones a seguir.

Eso es importante porque al contrario de lo que pueda parecer, hay una serie de detalles que no pueden olvidarse en la preparación de un webinar.

Piensa, por ejemplo, en el momento de la presentación en tiempo real.

Tú sabes de lo que vas a hablar, pero, ¿si a la hora de la hora se te pone la mente en blanco?

Dominar el tema, no justifica dejar de construir un guión que va a servirte de guía para conducir el webinar.

Por todo eso, no debes dejar por fuera nada que sea importante.

7. Utiliza los recursos visuales

Claro que importa crear un ambiente propicio para la transmisión del conocimiento, pero en su justa medida.

Eso significa que el salón que será utilizado, no debe tener elementos que puedan contaminar la imagen.

En este caso, opta por lo básico, como una pizarra acrílica y un plumón apropiado para destacar los puntos necesarios.

Para destacar los conceptos, puedes valerte de los colores y de los recursos visuales, en especial, de los slides.

El webinar debe ser interactivo. Por más que estés hablando en vivo y respondiendo preguntas, si el evento dura 60 minutos, va a ser una hora con tu cara frente a la pantalla del usuario.

Es cansado para quien lo está viendo, ¿verdad?

Entonces, planea añadir materiales explicativos en la pantalla, como fotos, entre otros.

Enfócate en todos los aspectos positivos para tu webinar.

8. Presenta el webinar

Presenta el webinar

Después de tener las cosas listas, de haber verificado el internet y renovado la invitación a quien se inscribió, llegó la hora.

No hagas todo eso solito.

Un ejemplo, aunque presentes tú solo el webinar, ten una “retaguardia” organizada, para controlar los comentarios.

Si hay problemas de transmisión, esa persona podrá avisarte lo que está sucediendo.

Recuerda de ser claro y didáctico al explicar el tema y retoma los puntos que requieren más atención.

No te olvides de agradecerle al público al inicial y a terminar el webinar.

Es una excelente oportunidad para estrechar relacioines con el usuario. 

9. Evalúa los resultados

Es muy importante establecer metas para el webinar, y después del evento, ratificar si se alcanzaron. 

El número de participantes es el primer factor, claro. O número de participantes é o primeiro fator, é claro.¿Está de acuerdo con lo que planeaste? ¿Fue muy diferente al número de inscritos? 

Y sobre la cantidad  y la calidad de las interacciones durante el webnario, ¿tienes algo qué decir?

Es interesante promover una encuesta con los que vieron el evento online, lo que puede ser realizado por e-mail.

10. Tenlo dispuesto para quien aún no lo vio

Todo el trabajo que hiciste, no merece utilizarse solamente durante el tiempo que el webinar estuvo en el aire.

Además de ello, subirlo a plataformas como Youtube, ayuda a reforzar tu autoridad y atraer la atención de la audiencia hacia tu marca o empresa, generando tráfico en tu sitio o blog.

Conclusión

Conclusión

Conversar con tu audiencia por video tiene cada vez más importancia, en la medida que las relaciones entre ustedes se consolidan.

El público quiere lo instantáneo, contenido relevante e informaciones prácticas transmitidas por alguien que tenga autoridad en el asunto.

Todo eso es posible encontrarlo en un webinar, lo que explica el creciente interés en esa herramienta.

Ya sea para vender una solución o para usarlo con propósitos educacionales, no hay como pensar hoy en marketing digital, sin ese tipo de estrategia.

Ahora que aprendiste que es un webinar, cómo funciona, sus beneficios y cómo hacerlo, ya estás listo para generar y calificar leads por medio de esa herramienta.

Como vimos a lo largo del artículo, esa es una gran oportunidad para conquistar relevancia y aumentar tus ventas.

Entonces, ¡manos a la obra!

Define el tema, la fecha, crea una página de aterrizaje exclusiva y tu presentación será un verdadero éxito.

 

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Sobre o Autor

Hugo Rocha é co-fundador da Ignição Digital e do Klickpages. Já atuou diretamente nos bastidores dos maiores lançamentos digitais do Brasil. Atualmente está a frente da equipe de tráfego e crescimento da Ignição Digital e Klickpages liderando pessoalmente mais de R$ 4 milhões de reais em investimento em tráfego nos últimos 12 meses com ROI acima de 300%.