Matriz GUT: qué es, para qué sirve, concepto, cómo aplicar y ejemplo

Matriz GUT: qué es, para qué sirve, concepto, cómo aplicar y ejemplo

Si tienes el reto de priorizar tareas, lo que necesitas es una Matriz GUT.

¿No sabes cómo funciona?  Te lo explicaré ahora mismo.

Para comenzar nuestra charla, voy a compartir tu dolor.

Gerenciar una empresa de manera eficiente e inteligente puede ser una misión no tan fácil como parece. 

A lo mejor exija la actuación de profesionales especializados, lo cual genera gastos que no están incluídos en el presupuesto de pequeños negocios. 

Sin embargo, tengo una buena noticia que darte. 

Hay una variedad de herramientas a disposición para apoyar el trabajo de los administradores y mejorar el nivel de calidad de su gestión. 

Entre ellas figura la Matriz GUT.

¿Sabes por qué?

Pues porque es una herramienta de gestión que puede aplicarse fácilmente a lo interno de cualquier empresa. 

También ofrece la posibilidad de enfocarse en los problemas más serios, aquellos que demandan mayor atención. 

Además de contribuir en la elaboración de una planificación estratégica destinada a solucionarlos. 

Si todavía no conoces mucho sobre el asunto, pero quieres aprovechar la técnica en tu empresa, estás leyendo el artículo indicado. 

Al final de la lectura, estarás al corriente de lo que es la Matriz GUT, para qué sirve, sus conceptos y ventajas. 

Igualmente, aprenderás a montar una Matriz GUT, y claro, te daré un ejemplo su aplicación.

¡Buen provecho!

¿Qué es la Matriz GUT?

¿Qué es la Matriz GUT?

Matriz GUT es la herramienta de gestión utilizada para priorizar tareas.  Al identificar la urgencia, la gravedad y la tendencia de comportamiento de cada problema en la empresa, este ayuda al administrador a decidir aquello que debe hacerse en primer lugar.

Así como el Análisis SWOT , posibilita analizar tanto el ambiente interno como externo.

De esa manera, reconoce situaciones dentro y fuera de la organización. 

Es una herramienta utilizada por las empresas para la gestión de proyectos y toma de decisiones estratégicas relevantes. 

Permite cuantificar problemas de la organización y tareas que deben ejecutarse. 

Le otorga una puntuación a cada aspecto, el cual varía de acuerdo al grado de prioridad que tenga. 

Es un método fácil de aplicar y proporciona resultados eficaces. 

El término GUT corresponde a la sigla Gravedad, Urgencia y Tendencia. El verdadero objetivo de la herramienta gira alrededor de esos tres elementos. 

Es decir, al basarse en la perspectiva de gravedad del problema, en la urgencia de solucionarlo y en la tendencia que este señale (si se complica lenta o rápidamente), la organización logra definir, en orden de prioridad, las acciones que deben seguirse. 

Por ende, facilita que el gestor escoja cuáles procedimientos son más favorables para la empresa. 

¿Para qué sirve?

¿Para qué sirve?

Al entender la Matriz GUT en toda su dimensión, será más fácil comprender las maneras de emplearse.

Es un hecho que cualquier empresa, sea pequeña, mediana o grande, enfrenta sus propios problemas y desafíos. 

Al final de cuentas, el mercado es dinámico y competitivo. 

Ni siempre lo que antes funcionaba, continúa vigente para alcanzar los objetivos del negocio. 

Y entonces, no hay salida: es necesario actuar para no correr el riesgo de quedarse atrás, de exponer el desempeño, e inclusive, la continuidad del negocio. 

Por tal razón, una gestión inteligente representa un factor decisivo para el éxito de toda organización. 

Y la buena noticia es que hay herramientas administrativas de ejecución manejable que ayudan en ese sentido.

De acuerdo con lo explicado, la matriz GUT sirve para apoyar la toma decisión por parte de los gestores de una organización. 

Es una herramienta fantástica en la gestión de calidad. 

Por sus características versátiles, está intimamente ligada a la fase de “Planificar” del Ciclo PDCA.

Para quien no lo sabe, el Ciclo PDCA es una metodología popularizada en la década de los 50, y desde entonces, es bastante utilizada por las empresas para mejorar su gestión a través del control inteligente de sus procesos y de las actividades internas y externas de la organización.

El término se refiere a su nombre en inglés, según las etapas que componen el ciclo: (Planificar), (Ejecutar), (Chequear) y (Actuar). 

Dicho vocablo propone una cadena de estrategias consecutivas: tú planeas, ejecutas, evalúas, adaptas, vuelves a planificar y el ciclo se reinicia. 

Volviendo a la Matriz GUT, está integrada a esa primera etapa del ciclo, puesto que sirve cabalmente para responder algunas preguntas clave de forma racional. 

Colabora en el proceso de planificación de soluciones a los problemas de la empresa. 

Por medio de la citada metodología, es posible obtener respuestas relacionadas a los procedimientos que deben iniciar tal proceso. 

Pero no sólo eso. 

La Matriz GUT muestra por dónde comenzar cuando se presenta una determinada situación, planeando acciones que deben llevarse a cabo en un cierto período de tiempo. 

Puede decirse, sin miedo a equivocarse, que estamos hablando de una herramienta indispensable para cualquier empresa, no importa su tamaño.

Conceptos de la Matriz GUT

Conceptos de la Matriz GUTAhora, la Matriz GUT ya no te suena extraño. 

Pero saber de lo que se trata y para qué va a servirte en tu negocio, no es suficiente. 

Es necesario profundizar un poco más en el concepto de la metodología y comprender lo que cada uno de sus tres elementos significa en el proceso de aplicación, en una realidad concreta. 

Gravedad, urgencia, tendência…

Finalmente, ¿a qué se refieren esos términos en la práctica? 

¡Ya lo verás!

Ten presente que todo el proceso se vuelve increíblemente sencillo cuando se conocen los atributos utilizados para clasificar tus problemas. 

¿Quieres comprobarlo?

Gravedad

Todos sabemos que un pequeño problema está susceptible a crecer, y si no se controla, puede causar incluso la falencia de tu empresa. 

Por tal razón, la primera palabra representa el impacto que tu negocio sufrirá, si es que no se soluciona. 

Básicamente, es el momento de analizar su tamaño real y el potencial que posee de generar efectos negativos en la empresa. 

Efectos que pueden ser devastadores, o a lo mejor, insignificantes. 

Para medirlo, debes atribuir una puntuación a la gravedad, en una escala de 1 a 5. 

Sigue el esquema que te presentamos:

  1. Sin gravedad: daños leves, los cuales pueden ser considerados calificados como secundarios.  

  2. Poco grave: daños mínimos.

  3. Grave: daños regulares. 

  4. Muy grave: el problema puede causarle grandes daños a la empresa.

  5. Extremadamente grave: hay que priorizarlo.  En caso contrario, los daños adquieren potencial hasta  tornarse irreversibles. 

Urgencia

Una vez entendida la gravedad del asunto, vamos a la urgencia. 

Como su nombre lo indica, el segundo término valora cuán urgente es aquel problema en relación a la progresión de prioridades, de manera que se eviten perjuicios más grandes.  

En escala temporal, tú defines cuál acción es necesaria para encontrar una solución. 

¿Se trata de algo que hay que resolver urgentemente?  O que todavía puede esperar el momento oportuno para abordarlo…

De nuevo, la puntuación de la urgencia puede mensurarse de 1 a 5, tomando en cuenta la siguiente clasificación:

  1. Puede esperar: no hay prisa de resolver el problema. 

  2. Poco urgente: son aquellos problemas que, a pesar de ser más urgentes que los anteriores, también pueden esperar un poco más de tiempo. 

  3. Urgente: necesitan una solución lo antes posible. 

  4. Muy urgente: cuanto más temprano, mejor.  ¿Una semana, tal vez? ¿Menos?

  5. Inmediatamente: si clasificaste un problema con esta nota, necesitas actuar de inmediato, pues la situación puede agravarse y llevarte a perder el control sobre ella. 

Recuerda que el factor tiempo es crucial para el éxito de esta metodología. 

Por eso, pon mucha atención para clasificar de manera correcta cada problema o tarea evaluada en la empresa. 

Tendencia

Por último, pero no menos importante, es necesario que evalúes la tendencia. 

Dicho de otro modo, estamos hablando de la probabilidad que aquel problema se intensifique al pasar del tiempo, si no se toman medidas que apunten hacia su resolución.

Entonces, en caso que haya ausencia de una acción, aquel problema con seguridad:

  1. No cambiará: significa que nada va a acontecer, e incluso, el problema puede llegar a desaparecer. 

  2. Empeorará a largo plazo: la proporción del problema tiende a aumentar lentamente.

  3. Empeorará a mediano plazo: es posible que el problema permanezca y nada se haga al respecto.

  4. Empeorará a corto plazo: el problema está sensible a empeorar significativamente en un corto período de tiempo.  

  5. Empeorará rápidamente: se hace imprescindible actuar ahora, antes que sea muy tarde. 

Cómo montar la Matriz GUT

Como ya conoces las partes integrantes de la técnica, vamos al próximo paso. 

Esta fase está dedicada a enseñarte cómo montar una Matriz GUT en tu empresa desde cero. 

¿No sabes cómo empezar?

¡Es muy sencillo!

Una buena manera de calcular el GUT es crear una útil y ya vieja conocida plantilla. 

Para tal fin, necesitarás esencialmente seis columnas:

  • Problema: identificación del problema o tarea a analizarse (puede ser más de uno/una). 

  • Gravedad: para clasificar la gravedad del problema. 

  • Urgencia: para la clasificación de la urgencia sobre la necesidad de resolver el problema. 

  • Tendencia: para evaluar lo que puede ocurrir. 

  • Nota: obtenida como resultado de la multiplicación de G x U x T.

  • Secuencia de las actividades: identificar cuál es el problema que debe ser resuelto primero y cómo debe procederse, es decir, definir la secuencia de las acciones. 

Estando lista la Matriz GUT, tendrás una visión completa del tratamiento del problema. 

Pero además de tener claro el instrumento, existen algunos pasos que deben seguirse para garantizar que el método sea aplicado con éxito y atienda las expectativas de tu equipo. 

Vamos a conocerlos.

1. Enumeración de los problemas

Antes que nada, es necesario listar todos los problemas de tu negocio, teniendo como punto de partida los tres elementos principales. 

Como la Matriz GUT se destina a priorizar las demandas en la empresa, de nada sirve montar una, si no analizas todo aquello que deba ser incluído.

¿Te doy un consejo?

Un excelente recurso para identificar problemas internos en tu empresa consiste en reunir a tu equipo y conversar con tus colaboradores en una especie de tormenta de ideas.

De la misma forma, aplicarle una encuesta de satisfacción a los clientes, puede resultar eficaz para descubrir aspectos a mejorar en tus productos o servicios, o en el sistema de entrega a  tu público

Lo importante es enumerar todos los retos, sin dejar nada por fuera. 

Enseguida, haz una descripción clara y específica sobre lo que cada uno de ellos representa. 

De este modo, evitarás interpretaciones incorrectas y mantendrás al equipo centrado en la solución del problema. 

2. Puntuación de los problemas

Con la lista elaborada, concluída y revisada, ha llegado el momento de otorgarle una puntuación a los problemas.

Hazlo de acuerdo a los criterios de gravedad, urgencia y tendencia. 

Según lo dicho, la clasificación atiende a una escala creciente, en la cual la nota más baja (1), corresponde a problemas más leves y la nota más alta (5), significa un alerta de peligro inminente para aquella situación específica. 

Por ejemplo, analizaste cierto problema y detectaste que es mucho más grave y debe ser solucionado lo más rápido posible.  Si no, puede empeorar y arriesgar tu negocio. 

Luego, la puntuación sería algo como: G (4), U (5) y T (5).

Después de darle una calificación numérica a cada uno de tus problemas, hay que multiplicar los factores y obtener una nota que será definida como el grado de prioridad de aquel problema. 

En el ejemplo citado, el resultado de ese cálculo sería 100.

En base a eso, resta comparar con los demás problemas y establecer cuál debe solucionarse en primer lugar. 

3. Clasificación de los problemas

Finalmente, tras haber identificado tus problemas y multiplicado los factores entre sí con el propósito de descubrir el valor GUT individual, estás preparado(a) para el próximo paso. 

Debes hacer un ranking de tus problemas, lo que te permitirá diseñar un plan de acción y enfrentar los desafíos. 

Lógicamente, deben priorizarse aquellos problemas que poseen una nota superior. 

Por lo tanto, dedícate a hacer un análisis profundo, hazle frente y resuelve todo de la forma más rápida y eficaz posible. 

Nunca está de más recordar que la evaluación debe ser individual, pues cada problema tiene sus peculiaridades. 

Ejemplo de Matriz GUT: aplicación práctica

Ejemplo de Matriz GUT: aplicación práctica

Creo que te quedó claro que no hay ningún secreto para montar una Matriz GUT. 

Aunque, un buen ejemplo siempre es útil para afianzar todo lo que aprendiste. ¿Verdad que sí?

Para ayudarte en esa jornada, voy a mostrarte un caso práctico de cómo aplicar la técnica, siguiendo el camino que acabamos de citar.

¿Preparado (a)?

Voy a suponer que tu empresa sea un e-commerce de artículos deportivos. 

Por consiguiente, te percataste de los siguientes problemas en el negocio, gracias al apoyo de tu encuesta:

  • Atraso en la entrega de las mercaderías;

  • Atraso en la entrega del proveedor;

  • Bajo índice de recompra entre los clientes;

  • Baja tasa de  conversión de las páginas de aterrizaje;

  • Falta de control del almacenamiento;

  • Falta de una planificación del marketing digital.

Son seis situaciones que deben enfrentarse, según la gravedad, urgencia y tendencia de comportamiento. 

Una vez efectuado ese análisis bajo la propuesta de la Matriz GUT, es suficiente multiplicar los factores y obtener las notas.

Te recomiendo que estas serán utilizadas para clasificar el índice de prioridad de tus problemas. 

Para este ejemplo, la Matriz GUT, sería algo así:

Problema

Gravedad

Urgencia

Tendencia

GxUxT

Clasificación

Atraso en la entrega de las mercaderías

5

5

5

125

Atraso en la entrega del proveedor

5

4

4

80

Bajo índice de recompra entre los clientes

3

3

4

36

Baja tasa de conversión de las páginas de aterrizaje

3

4

2

24

Falta de control del almacenamiento

4

5

5

100

Falta de planificación del marketing digital

5

4

3

60

Con la Matriz GUT lista y los problemas clasificados, será más fácil definir un panorama comprensible sobre lo que está ocurriendo. 

A partir de allí, podrás anteponer los problemas que necesitan ser solucionados de inmediato y trazar planes de acciones para solventarlos, o al menos, disminuirlos.  

Con el ejemplo anterior, no estoy diciendo que solamente le harás frente a un problema, después de haber corregido otro que era prioritario. 

De acuerdo con tu capacidad de atender las demandas, es conveniente que busques soluciones simultáneas.

Resolver las fallas en las entregas, por ejemplo, no perjudica la calificación de las páginas de aterrizaje y viceversa.

Motivos para usar la Matriz GUT

Con el simple hecho de imaginar la aplicación de la Matriz GUT a la realidad de tu empresa, ya son visibles los varios beneficios que esta técnica te ofrece en el proceso de toma de decisiones importantes. 

Es relevante aquí, apuntar otros motivos para usar la herramienta y optimizar la gestión de la organización. 

En primer lugar, una de las grandes ventajas del método es que además de ser simple y fácil de aplicarse, puede ser implementado por cualquier empresa, sea pequeña o grande. 

En segundo, la técnica posibilita que te centres de manera estratégica en tus esfuerzos y recursos. 

Tal y como esta lo propone, puedes priorizar los problemas que tienden a provocar más daños a tu empresa. 

Es mucho más eficaz que perder el tiempo y  destinar inversiones a situaciones triviales que representan tanto riesgo como el que imaginabas antes del análisis. 

Y para ayudar aún más a tu empresa, el método puede ser aplicado sólo o en conjunto con otras herramientas. 

Entre ellas están el ciclo PDCA, como ya te comenté, y el Análisis de Pareto o el Diagrama de Ishikawa.

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Conclusión

Conclusión Matriz GUT

La Matriz GUT posibilita al gestor tener una perspectiva de lo que está sucediendo, de lo que precisa hacerse primero, de cómo y cuándo ejecutar acciones para enfrentar los retos en tu empresa. 

Pero eso claro que depende del correcto análisis de las especificidades de cada problema. 

Es una etapa decisiva para clasificar de manera conveniente, siempre centrándose en planear y ejecutar acciones que conduzcan a solventar primero, lo que es evaluado como más grave. 

Según te dije, no hay secreto alguno para que pongas en práctica la Matriz GUT. 

Eso la convierte en una herramienta muy especial e imprescindible para desarrollar una buena gestión. 

Nos vemos en la próxima. No te olvides de contarme tu experiencia con la Matriz GUT aquí en los comentarios. 

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Sobre o Autor

Hugo Rocha é co-fundador da Ignição Digital e do Klickpages. Já atuou diretamente nos bastidores dos maiores lançamentos digitais do Brasil. Atualmente está a frente da equipe de tráfego e crescimento da Ignição Digital e Klickpages liderando pessoalmente mais de R$ 4 milhões de reais em investimento em tráfego nos últimos 12 meses com ROI acima de 300%.